Comunicar mudanças e novidades internamente é um desafio para o varejo, seja pela quantidade de gente envolvida ou pela pressão das vendas de todo dia. Uma nova abordagem para as apresentações de Power Point pode ser a saída
Imagine a cena: você precisa criar uma apresentação para comunicar ou tentar vender um novo projeto à
sua equipe, seus colaboradores ou seus clientes. Para isso, escolhe o famigerado Power Point, ferramenta que ficou “famosa” pela enxurrada de arquivos de correntes, autoajuda e piadas que correm pelas caixas de mensagem mundo afora. Sem pensar muito, você faz uma breve lista daquilo que precisa falar, abre o programa e desagua toda a sua criatividade na construção de telas com fundos coloridos ou paisagens, letras distorcidas de difícil leitura e sons onomatopéicos para “animar” a apresentação. Pronto, missão cumprida.

Na hora de exibir a criação, você está nervoso, suas mãos suam e o medo de não escolher bem as palavras e, consequentemente, não ser compreendido o preocupa. Isso sem falar na possibilidade de ocorrer alguma falha técnica no equipamento e a incerteza quanto à reação do público desconhecido que o aguarda sem muita empolgação. Mesmo assim, em meio ao turbilhão de emoções e diante de um mundo de incertezas, você abre o arquivo .ppt.

De pé, você se apresenta e começa a explicar os tópicos que havia listado e que agora estão também
no telão às suas costas. A cada momento de “branco”, você recorre aos tópicos do arquivo e retoma o rumo da apresentação. Não há interferência da platéia, nem reações que indiquem seu sucesso ou fracasso. O silêncio só é quebrado quando alguém sentado mais ao fundo se queixa de não conseguir ler uma palavra de um tópico. Simpático e um tanto constrangido pela falta de clareza apresentada, você esclarece a dúvida e segue mudando slides freneticamente. No fim, abre espaço para perguntas e ouve poucas dúvidas. Pronto, missão cumprida. Agora, é esperar o feedback positivo.

Ou não.

Se você reconheceu a cena imaginada acima e não entendeu porque depois desta “bela” apresentação
o projeto foi malvisto pelos colaboradores ou até recusado pelos clientes, precisa rever seus conceitos
sobre o uso de Power Points na comunicação corporativa. Eduardo Cury Adas, sócio-fundador da
SOAP (State of the Arts Presentations), empresa de consultoria para desenvolvimento de apresentações,
dá a dica. “Não basta saber mexer na ferramenta, tem de saber contar uma história”, explica.
Para ele, o Power Point é uma ferramenta poderosa na hora de vender uma ideia, mas isso precisa ser feito de forma criativa. Afinal, muita gente se desmotiva a acompanhar a apresentação logo quando descobre que o recurso escolhido é uma sequência de slides. “O Power Point está para a comunicação interna assim como a televisão está para a propaganda. É uma mídia”, completa.

Mas então como mudar esse conceito e produzir apresentações interessantes e eficazes? Eduardo acredita que o essencial é cumprir cinco passos: estudar a abordagem e estrutura da apresentação, criar um roteiro, gerar o conteúdo que será exposto, criar visualmente a apresentação e organizar a transmissão final da ideia.

O outro sócio-fundador da SOAP, João Batista Galvão de Souza, acrescenta que o primeiro grande
objetivo de uma apresentação é despertar o interesse do interlocutor. “Para isso, gasta-se um minuto,
no máximo. É só usar uma boa metáfora, uma comparação, uma história ou um questionamento e pronto. É fazer com que as pessoas pensem: ‘o que esse cara está falando? Preciso prestar atenção
nisso’. Depois, é manter a atenção e gerar entendimento para, no final, conquistar a adesão”, explica.
Ainda mais no varejo, segmento no qual boa comunicação é vital: muita coisa nova acontece a todo
momento – novo produto, novo posicionamento, nova promoção.

Para alcançar a excelência na exibição, Eduardo e João defendem que o apresentador seja treinado para  não precisar se apoiar nos slides durante a exposição da ideia. “Apresentador não é um âncora. Ele tem de falar e ter um apoio visual por trás”, comenta João, que ainda deixa claro: “É você quem comanda o slide, não o slide quem comanda você”. Afinal, a oportunidade de expor a ideia a qualquer que seja o interlocutor é apenas uma, e uma simples falha na comunicação pode por todo o
negócio a perder.

No varejo, então, a importância das apresentações é ainda maior. “Aquela reunião que acontece uma vez por ano com a equipe de vendas, por exemplo, é a reunião mais importante, na qual eles vão se motivar ou não para alcançar a meta que você programou”, explica João, que inclui ainda a captação de recursos “para o projeto da sua vida” como outra finalidade de uma boa apresentação.Por isso, diz ele, é preciso estar preparado. “A apresentação é a mídia dos 30 minutos, não 30 segundos.

Enquanto a propaganda na TV dá inúmeras possibilidades de exibição, a apresentação ao vivo é única.
É preciso aproveitar”, comenta. Já Eduardo acrescenta que “é preciso encantar, ser objetivo e simples, e se adequar à audiência”. A conclusão sobre a mídia, porém, é consensual entre João e Eduardo: “Se as apresentações são chatas, não é culpa do .ppt”.

O bê-à-bá da boa apresentação

1. Entenda sua audiência. Junte tudo o que você sabe sobre ela. Se for insuficiente, informe-se com colegas ou nos veículos de comunicação. Se a plateia for ampla, escolha seu público preferencial.
2. Verifique o que você pode oferecer para aquela audiência. Essa é, de maneira geral, a etapa que merece mais reflexão e cuidado, pois se trata de um trabalho de lapidação. Cuidado com a vaidade. Sua oferta é ampla, mas nem tudo interessa à audiência. Pense que você tem de concluir a frase: “Eu tenho algo a lhe oferecer que vai melhorar sua vida”. Sintetize em
   uma frase o que você pode oferecer à audiência. De preferência, busque um slogan publicitário para esse fim.
3. O slogan deve ser a mensagem principal, mas também deve atingir emocionalmente a audiência. Essa mensagem criará interesse, o antídoto para o maior inimigo de um apresentador: o devaneio da platéia. Interesse desperta atenção, recurso escasso. Atenção permite entender a mensagem. Entendimento é fundamental porque ninguém aceita o que não entende. Aceitação é condição necessária para a adesão, o objetivo de uma apresentação.
4. Verifique que perguntas o slogan pode gerar na audiência. A oferta do slogan (“Eu tenho algo que vai melhorar sua vida”) provocará perguntas como: “por quê?”, “como?”, “quanto custa?”, “quanto
   demora?”. As possíveis perguntas da sua audiência serão as partes da sua apresentação. A função das partes é mudar de assunto durante a apresentação. Cada mudança de assunto renova o interesse. Isso desperta a atenção, que permite entendimento de sua proposta, que pode gerar a aceitação e, finalmente,  chegar ao objetivo, a adesão.
5. Pense em uma introdução que prepare a mensagem principal. É interessante começar a apresentação com pouca relevância porque tanto apresentador quanto audiência estão
   “esquentando motores” e um conteúdo relevante nesse ponto pode não ser entendido. Lembre-se, porém, de que, se a audiência achar que se está “chovendo no molhado” ou se trata de
   embromação, o tiro vai sair pela culatra.
6. Escreva um roteiro em Word, não em PowerPoint. Ele deve estar dividido em: introdução, mensagem principal e partes (mostre as partes da sua apresentação como quem diz: “vou responder às seguintes perguntas”). Escreva uma conclusão que resuma o benefício do que
   será apresentado. Pense no “take away”: o que você quer que seu público leve para casa do que você lhe apresentou.
7. Apenas nesse ponto, verifique quais dados são úteis. Critério para avaliação da utilidade: estão a serviço da mensagem principal? Se não estão, não inclua, vai atrapalhar o entendimento do que é importante e pode até matar o interesse. Inclua os dados úteis (aproveite para perguntar se eles são úteis mesmo) no roteiro.
8. Colete um estoque de exemplos para usar ou não, conforme a dinâmica do evento. Lembre-se de que você estará obrigado a dizer o que o PowerPoint projetar na tela. O estoque de exemplos
   é opcional. Por ser opcional é mais quente. Como há componentes emocionais em toda decisão humana,  o bom uso do estoque de exemplos pode conseguir a adesão.
9. Procure imagens que enfatizem o conteúdo de cada slide. Se você enxugou bem a opção de
   apresentação do .ppt, haverá frases curtas em cada tela. O ideal é que cada tela não tenha mais do que quatro ou cinco frases. Opte por uma imagem para cada frase ou uma para todas elas, conforme o caso.
10. Seja você mesmo durante a apresentação. Você vende credibilidade. Sua personalidade é mais crível que qualquer personagem que você criar. Além disso, se você obtiver a adesão, sua personalidade será necessária para a entrega do que foi proposto.